Thaise boekhouding en accountant: verplichtingen voor bedrijven

De boekhouding Thailand is voor veel ondernemers een onderschat onderdeel van hun bedrijfsvoering. Wie een bedrijf opricht of runt in Thailand, heeft te maken met specifieke boekhoudkundige verplichtingen die afwijken van wat je in Nederland of België gewend bent. Fouten in de administratie leiden tot boetes, problemen met de belastingdienst of in het ergste geval intrekking van je bedrijfsvergunning. Dit artikel legt de kernverplichtingen uit en helpt je bepalen wat je zelf kunt regelen en wanneer je een lokale expert nodig hebt.

Boekhoudplicht Thailand: wat de wet vereist

Ieder rechtspersoon dat in Thailand is geregistreerd, valt onder de Accounting Act B.E. 2543 (2000). Deze wet verplicht bedrijven om een volledige, nauwkeurige boekhouding bij te houden in het Thais of in een tweede taal met een Thaise vertaling. De boeken moeten minimaal vijf jaar bewaard worden.

De boekhoudplicht Thailand geldt voor:

• Besloten vennootschappen (Private Limited Companies of Borisat Chamgad)
• Naamloze vennootschappen (Public Limited Companies)
• Geregistreerde maatschappen (Registered Ordinary Partnerships)
• Buitenlandse rechtspersonen die in Thailand opereren via een vaste inrichting

Eenmanszaken en informele handelsondernemingen vallen buiten deze formele verplichting, maar zijn wel onderworpen aan inkomstenbelasting en moeten inkomsten kunnen aantonen.

Administratie bedrijf Thailand: de praktische eisen

De dagelijkse administratie van je bedrijf in Thailand verschilt op een paar punten sterk van wat je elders kent:

• Dubbel boekhouden verplicht: De wet schrijft het dubbelboekhoudingssysteem voor. Dit is geen keuze.
• Thaise boekhoudstandaarden: De Thai Financial Reporting Standards (TFRS) zijn gebaseerd op de internationale IFRS-standaarden, maar wijken op specifieke punten af.
• BTW-administratie: Ben je geregistreerd als BTW-plichtige ondernemer (verplicht boven een jaaromzet van 1,8 miljoen Thaise baht), dan moet je maandelijks aangifte doen met formulier PP.30.
• Withholding tax: Bij betalingen aan leveranciers, huurders of dienstverleners geldt vaak een bronheffing van 1% tot 15%, afhankelijk van de aard van de dienst. Dit moet maandelijks worden afgedragen.
• Loonadministratie: Werkgevers houden inkomstenbelasting in op salarissen van medewerkers en dragen dit maandelijks af via formulier PND.1.

Jaarrekening Thailand: indieningstermijnen en verplichtingen

Elke geregistreerde vennootschap moet jaarlijks een jaarrekening opstellen en indienen. De jaarrekening Thailand bestaat minimaal uit een balans en een winst-en-verliesrekening. Voor de meeste bedrijven geldt een boekjaar van 1 januari tot 31 december, maar een afwijkend boekjaar is toegestaan mits dit bij oprichting is vastgesteld.

De jaarrekening moet:

• Worden gecontroleerd door een gecertificeerde Thaise auditor (CPA, Certified Public Accountant)
• Worden goedgekeurd op een algemene vergadering van aandeelhouders binnen 4 maanden na het einde van het boekjaar
• Worden ingediend bij het Department of Business Development (DBD) binnen 1 maand na goedkeuring
• Worden ingediend bij de belastingdienst (Revenue Department) via formulier PND.50, uiterlijk 150 dagen na het einde van het boekjaar

Wie te laat indient, riskeert een boete van 2.000 tot 50.000 baht per overtreding. De directeurs van het bedrijf zijn persoonlijk aansprakelijk bij herhaalde overtredingen.

Accountant Thailand inhuren: wat zijn de opties?

De meeste buitenlandse ondernemers in Thailand werken met een lokaal boekhoudkantoor. Zelf je boekhouding bijhouden is technisch toegestaan, maar in de praktijk vrijwel onmogelijk als je de taal niet machtig bent en niet vertrouwd bent met de lokale regelgeving.

Er zijn drie gangbare opties voor het inhuren van een accountant in Thailand:

1. Lokaal boekhoudsoftwarekantoor: Een kleiner, lokaal kantoor dat basisdiensten verzorgt zoals BTW-aangiften en loonstroken. Kosten: 3.000 tot 8.000 baht per maand voor een simpele onderneming.
2. Middelgroot expat-gericht kantoor: Kantoren die specifiek op buitenlandse ondernemers zijn gericht, bieden diensten aan in het Engels en begeleiden ook bij BOI-aanvragen en visumkwesties. Kosten: 8.000 tot 25.000 baht per maand, afhankelijk van het transactievolume.
3. Internationaal accountantskantoor: Kantoren als KPMG, PwC of Grant Thornton hebben vestigingen in Bangkok en werken voor grotere ondernemingen en multinationals. Kosten variëren sterk, maar beginnen doorgaans bij 50.000 baht per maand voor volledige outsourcing.

Let bij het kiezen van een accountant Thailand op de volgende punten:

• Is de auditor geregistreerd bij het Federation of Accounting Professions (FAP)?
• Heeft het kantoor ervaring met jouw branche?
• Communiceren ze in het Engels of Nederlands?
• Wat is de afspraken rondom deadlines en aansprakelijkheid?

Meer achtergrond over de belastingverplichtingen die samenhangen met je boekhouding, vind je in Belasting in Thailand voor expats en bedrijven: alles wat je moet weten.

Veelgemaakte fouten bij boekhouding in Thailand

Ondernemers die nieuw zijn in Thailand maken regelmatig dezelfde fouten. De drie meest voorkomende:

• Geen onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven: In Thailand controleert de belastingdienst dit actief. Gebruik een aparte bankrekening op naam van het bedrijf.
• Vergeten withholding tax in te houden: Bij huurcontracten, freelancers of dienstverleners is bronheffing vaak verplicht. Wie dit vergeet, betaalt zelf de niet-ingehouden belasting plus boete.
• Te laat een auditor inschakelen: Een gecertificeerde auditor moet de jaarrekening controleren vóór indiening. Wacht hier niet mee tot de laatste weken; populaire kantoren hebben in het eerste kwartaal een volle agenda.

Veelgestelde vragen